Pikkujoulujen järjestämisen pika-opas.
Jos ette ole koskaan järjestäneet pikkujouluja tai muita yrityksen juhlia voi se urakkana tuntua valtavalta. Olen tähän pieneen oppaaseen koonnut asioita jotka huomioon ottamalla säästyy monelta vaivalta ja päänsäryltä.
Yritysjuhlia ja pikkujouluja voidaan järjestää moneen tarkoitukseen; palkitsemaan työpntekijät hyvästä työstä, moraalin nostattamiseksi, koulutustilaisuutena, tuotteen lanseeraukseen yms yms. Mikä tahansa syy onkin on olemassa muutamia selkeitä vaiheita yritysjuhlien järjestämiseen.
- Teema/tyyli - Huolimatta siitä miksi tapahtuma järjestetään on sillä hyvä olla selkeä teema, jonka näette sopivan juuri teidän yrityksellenne ja tarkoitukseenne. Teema pitää koko homman helpommin kasassa ja antaa vieraillekin helpommin lähestyttävän ympäristön.
Teema johdattelee helposti muita suunnittelun osa-alueita ja päätöksiä.
Coctail-tilaisuudet ovat hyvä esimerkki teemasta joka sopii erinomaisesti
moniin tapahtuma -tarpeisiin.
- Budjetti - Asettakaa tapahtumallenne karkea budjetti. Teidän ei tarvitse budjettia luodessanne miettiä jokaista asiaa sentilleen, mutta teillä tulisi olla jonkinlainen ajatus siitä kuinka paljon kukin kohta budjetissanne maksaa, kuten ruoka, kuljetukset, tilavuokra, viihde ja muut isot tapahtumanne osat.
- Tilat ja palvelut - Katsokaa kuinka ison tilan tarvitsette tapahtumaanne varten ja käykää läpi vaihtoehdot. Onko yrityksellänne omia tiloja juhlien järjestämiseen vai tarvitseeko tila vuokrata jostain. Lisäksi asioita jotka kannattaa miettiä on ruoat, kalusteet ja audio-visuaaliset tarvikkeet (äänentoisto, valot ja muut).
Monet paikat vuokraavat tarvikkeita jopa yhden päivän tapahtumiin.
- Catering - Luokaa cateringin kanssa teemaanne sopiva menu josta löytyy jotain syötävää riippumatta siitä minkälaista ruokavaliota kukin noudattaa (laktoositon, gluteeniton, vegaaninen)
- Musiikki - Musiikki on tärkeä osa tunnelman luontia. Voitte palkata bändin tai DJ:n soittamaan tapahtumaanne. Joissain tilanteissa on erittäin sopivaa olla ensin bändi ja sitten DJ soittamassa loppuillasta levyjä.
- Viihde - Jokainen tapahtuma tarvitsee viihdettä, jotta se jäisi ihmisten mieleen. Taikuri kiertämään ihmisten joukkoon luomaan ihmetystä ja keskustelua, stand-up koomikko, vatsastapuhuja, taikuri tai joku muu vetämään show. Jos teillä on paljon ohjelmaa kannattaa harkita seremoniamestaria pitämään koko homma kasassa
- Koristelu - Hankkikaa koristeet jotka sopivat teemaan tai palkatkaa somistaja tekemään se puolestanne, mutta tehkää tämä vasta kun olette päättäneet tilanne; koristeiden ja kalusteiden on sovittava myös siihen,
- Kutsut - Lähettäkää kutsut. Päädyitte sitten paperisiin tai sähköiseen kutsuun tehkää siitä huomiota herättävä. Pelkkä kahden rivin sähköpostiviesti ei riitä. Ja muistakaa pyytää ihmisiä ilmoittautumaan ajoissa, jotta saatte cateringille tiedon osallistujamäärästä.
- To-Do -lista - Tehkää lista kaikesta mikä pitää saada tehtyä ennen tapahtumaanne. Kirjatkaa ylös deadlinet jolloin näiden asioiden tulee olla valmiina, kenelle mikäkin asia on delegoitu tehtäväksi ja seuratkaa asioiden toteutumista ja, että kaikki kantavat oman vastuunsa. Viikkoa ennen ja päivää ennen tapahtumaanne käykää lista läpi, tarkistakaa ja varmistakaa, että kaikki on varmasti tehty.
- Tapahtuma koordinaattori - Määrittäkää joku henkilö joka hoitaa kaiken tarvittavan tapahtuman aikana. Tämä on äärimmäisen tärkeä tehtävä joka oikein tehtynä ei näy kenellekään. Jos jossain tarvitaan mitä vain on se tämän henkilön tehtävä toimittaa. Suuriin tapahtumiin kannattaa nimetä useampi henkilö hoitamaan tätä tehtävää.
Juhlien järjestäminen voi olla erittäin hermoja raastavaa ja stressaavaa, mutta näillä ohjeilla selviätte hieman helpommalla. Suunnitelkaa hyvin, kantakaa vastuunne ja järjetäkää huikeita tapahtumia!!!
